La procédure de soutenance

I - Début de la procédure de demande de soutenance : 

Depuis son compte ADUM, le ou la doctorant.e doit:

• enregistrer les informations relatives à la thèse (noms et coordonnées des membres du jury, résumés en français et en anglais, etc.). Nota : les résumés peuvent être rédigés dans une version provisoire, puis modifiés jusqu’à l’édition du manuscrit. Pour toute rédaction de manuscrit et/ou langue de soutenance différente du français, une autorisation préalable est requise par la direction de l'ED.
• indiquer la date, l’heure et le lieu de la soutenance.
• Pour toute demande de visioconférence, une demande préalable doit être faite à la direction de l'ED. Si cette demande est acceptée, le matériel nécessaire au bon déroulement sera prévu par le ou la doctorant(e), une procuration doit être complétée par le membre du jury demandant la visioconférence et ensuite par le président ou la présidente du jury de soutenance et remise avec le PV de soutenance complété.
• insérer son mémoire provisoire au format pdf
• réserver une salle pour la soutenance, avec l'aide de son laboratoire.
• Cliquer sur “Je finalise ma demande de soutenance ”

II - Composition du jury: 

La composition du jury sur Adum doit être extrêmement précise (par exemple: contrôle des genres/grade au féminin et information HDR ou non HDR). Ces informations seront celles inscrites sur le diplôme à l'issue de la soutenance. 

Une fois ces informations enregistrées par le ou la doctorant.e, la composition du jury est validée via Adum par: 

• La direction de thèse
• La direction de l'ED VTT
• Le chef d'établissement

III - Désignation des rapporteurs : 

Lorsque la composition du jury est validée par le chef d'établissement, un courrier de désignation est envoyé par l'école doctorale à chaque rapporteurs pour les informer officiellement de leur désignation et leur demander de déposer avant la date butoir (3 semaines avant la soutenance) leur rapport sur papier à en-tête, daté et signé sur Adum en indiquant leur avis concernant la tenue de la soutenance. 

IV - L'autorisation de soutenance:

Après réception des pré-rapports de soutenance favorables: 

• L'autorisation de la soutenance est demandée au chef d’établissement sur avis de la direction de l’école doctorale.
• Un courrier de convocation à la soutenance est envoyé par l'école doctorale à l'ensemble des membres du jury pour les informer de la date, du lieu et de l'heure de la soutenance, sous réserve de l'autorisation de soutenance. Le jury aura accès sur Adum aux rapports de soutenance ainsi qu'au manuscrit déposé par le doctorant ou la doctorante. 

V - Finalisation de la procédure de soutenance: 

Suite à l'autorisation de soutenance du chef d'établissement, une confirmation de soutenance est envoyée à l'ensemble des membres du jury par l'école doctorale. 

Les documents de soutenance (PV) sont à récupérer sur Adum par le ou la doctorant.e ou sa direction de thèse. 

I - Au plus tard un mois après la soutenance:

Tous les documents de soutenance doivent être retournés sur Adum par la direction de thèse 

• le procès verbal de soutenance signé par tous les membres du jury (également par le président ou la présidente du jury pour ordre des membres en visioconférence) :
  • La feuille d'émargement
  • Les procurations de visoconférence des membres du jury en distanciel
  • La décision du jury
  • L'avis du jury sur la reproduction de la thèse soutenue
  • L'autorisation du doctorant ou de la doctorante de diffusion en ligne de la thèse soutenue
• le rapport de soutenance signé par tous les membres du jury (également par le président ou la présidente du jury pour ordre des membres en visioconférence)
• éventuellement, les demandes de correction du manuscrit (à réaliser dans les 3 mois suivant la soutenance par le docteur).

II - Au plus tard, 3 mois après la soutenance, le docteur doit, via son compte ADUM :

• Déposer la version définitive du mémoire de thèse en format pdf
• Respecter la page de garde officielle requise